Mapear processos antes ou depois de adquirir o sistema?

July 8, 2016

www.swot-it.com.br

Assim que se decide adquirir um sistema de gestão é necessário que os processos da empresa sejam mapeados.
Nos trabalhos desenvolvidos durante minha carreira, na área comercial / técnica, me deparei com clientes que tinham pouca preocupação com os processos de suas empresas antes da aquisição do sistema de gestão, apenas questionando-me se o sistema tem o módulo X, Y ou Z, ou ainda se tem alguma funcionalidade que controle o processo XPTO, e quanto iriam gastar.

Mas, isto somente não basta?
Não. Os sistemas de gestão contemplam processos aderentes a qualquer tipo, porte e ramo de empresa, mas não especificamente à sua.
Sendo assim, pode ocasionar uma variação no custo da implantação e desgastes com a equipe de usuários-chave tornando o projeto turbulento e às vezes inviáveis.

E como as empresas podem minimizar estes possíveis incidentes?
Primeiro deve identificar quais controles e resultados o sistema precisa atender, gerando assim, um questionário básico que deve ser enviado aos fornecedores dos sistemas de gestão, eliminando os sistemas que são menos aderentes à empresa.

Depois de selecionado é importante efetuar o mapeando dos processos.
Após ser realizado o mapeamento é possível identificar os principais GAPs entre o processo e o sistema e, assim definir antecipadamente pelo ajuste do processo ou desenvolvimento de customizações no sistema.
Ao gerar uma documentação clara do processo aliada à aderência sistêmica, todos os envolvidos no projeto, tanto o patrocinador como os usuários-chave, poderão fazer uma análise de viabilidade tanto de custo, mão de obra, infraestrutura e prazos, alinhando assim, a expectativa de todos.
O projeto é mais bem aceito, quando todos os envolvidos estão cientes dos ajustes que serão efetuados nos seus processos e o que o sistema atenderá.

 

 


Porque mapear os processos se já sabemos como a empresa funciona?
O mapeamento de processos não é bem visto por alguns gestores, pois o resultado do trabalho não é mensurável, e sua entrega, não agrega na efetiva implantação. Muitas vezes, o cliente acredita que a consultoria está mapeando exatamente o que eles já sabem.

Neste caso, é importante salientar que o profissional especialista no sistema a ser adquirido, também precisa conhecer a empresa, pois o sistema é de seu conhecimento e é ele quem fará a ponte entre ambos apontando sua efetiva aderência.

Mas fique atento. Para que você não tenha nenhum imprevisto no caminho, busque sempre no mercado um profissional com o perfil de processos aliado ao sistema de gestão. Assim, os incidentes de projeto e a divergência nos custos e também nos prazos serão minimizados.

Créditos - Andrea Martins Antonio: especialista em Arquitetura de Sistemas, Gerenciamento de Projetos e recentemente Gerenciamento Comercial / Técnico, sendo nos últimos 19 anos, atuado com o sistema Totvs Protheus nas áreas técnicas e de processos.

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